التزامنا تجاه متبرعينا
سياسة جمع التبرعات
المقدمة
يتم استخدام جمع التبرعات لتحقيق الغرض الاساسي من الحملات وللمشاركة في الاستجابات السريعة ولتحقيق رؤية ورسالة المنظمة في مساعدة المحتاجين والحفاظ على كرامتهم.
اجراءات وقيود سياسة جمع التبرعات
لتعزيز الهدف من جمع التبرعات لا بد من اتباع الإجراءات الموضحة أدناه:
- يجب على المنظمة جمع الأموال بطريقة محترمة وبشكل واضح وشفاف.
- يحق للمنظمة عقد الاجتماعات والمؤتمرات ودعوة العديد من الشخصيات لجمع التبرعات.
- لايحق لمن يقوم بأنشطة جمع التبرعات ( من موظفي المنظمة ) باسم المنظمة تلقي الهدايا الشخصية بأي شكل من الاشكال.
- يجب على المنظمة احترام القيود والشروط الخاصة بالحملات المشروطة ( اهداف الحملة ) اثناء جمع وتنفيذ وصرف مبالغ التبرعات لتلك الحملات.
- بالنسبة للتبرعات الغير مشروطة (بغض النظر عن وسيلة جمعها) تعالج في حساب التمويل العام الغير مشروط وعليه فإنه يحق للمنظمة حرية التصرف بها وفقا لحاجاتها.
- يتم جمع التبرعات عن طريق الحملات الالكترونية والتي يتم الترويج لها على موقع المنظمة وعلى صفحات التواصل الاجتماعي الخاصة بالمنظمة وذلك عن طريق :
- حسابات البنوك الالكترونية الخاصة بالمنظمة
- حسابات البنوك الخاصة بالمنظمة بعد اخذ الموافقات الخاصة لذلك الامر
- يتوجب على القسم المالي في المنظمة اصدار تقارير مالية للادارة عن جميع الاموال التي تم جمعها واستلامها والخاصة بالحملات التي تم الترويج لها ( كل حملة على حدا ) والمصروفات الخاصة بها بعد تدقيقها من قبل مسؤول جمع التبرعات.
- يتوجب على الاقسام الداعمة في المنظمة اصدار التقارير النهائية لكل حملة عند الانتهاء من تنفيذها ليتم تدقيقها من قبل مسؤول جمع التبرعات قبل اعتمادها من قبل الادارة .
- يحق للمنظمة في بعض الحالات جمع التبرعات للحملات عن طريق وسيط او طرف ثالث.
- ان الحملات التي يتم اطلاقها على الموقع الالكتروني للمنظمة ومنصات التواصل الاجتماعي الخاصة بالمنظمة يجب ان تتوفر فيها الشروط التالية :
- اسم الحملة
- المبلغ المستهدف للحملة
- شرح بسيط عن الحملة وهدفها
- بالنسبة الى الشرط الرابع فانه يختلف باختلاف نوع الحملة فيما اذا كانت الحملة موسمية او دائمة.
- ففي حال كانت الحملة موسمية مثلا ( حملات تخص فصل الشتاء – حملات تخص شهر رمضان الكريم –حملات تخص عيد الفطر او عيد الاضحى –حملات اضاحي…..) لابد من ذكر نهاية الحملة لكي يتم اغلاق الحملة عند الوصول الى احد المحددين اما بالوصول الى المبلغ المستهدف للحملة او بانتهاء المدة المقررة لجمع التبرعات لتلك الحملة.
- ففي حال كانت الحملة دائمة مثلا (حملات تخص التعليم – حملات تخص المأوى للنازحين – حملات تخص فرق الاسعاف – حملات دعم للمنظمة …..) هنا لايتم ذكر نهاية الحملة بحيث يتم اغلاق الحملة ماليا وتدوير الرصيد الذي لم يتم تنفيذه الى الدورة التالية.
- بالنسبة الى التبرعات العينية، يحق للمنظمة استلام التبرعات العينية من المتبرعين لاستخدامها وتنفيذها حسب الاهداف المشروطة الخاصة بها .
- تلتزم المنظمة بتطبيق كافة الاجراءات والقيود والشروط الخاصة بهذه السياسة والسياسات المرتبطة بها .
التواصل مع المتبرعين
- خلال 7 أيام من استلام التبرع ، يتلقى كل متبرع كـ إقرارًا رسميًا من المنظمة / رسالة شكر وإيصال تبرع ، كما ستتلقى التبرعات التي تبلغ أكثر من 2000 دولار مكالمة هاتفية شخصية من المدير العام للمنظمة أو من مسؤول جمع التبرعات في حال توفرت المعلومات الكافية عن المتبرع لاجراء هكذا اتصال.
- سيتم تضمين كل متبرع جديد في المراسلات الإعلامية وتلقي دعوات لحضور مناسبات خاصة.
- يمكن التواصل مع المتبرعين الذين يزودون بعنوانهم البريدي أو عنوان بريدهم الإلكتروني بشكل دوري لاعطائهم معلومات عن الحملات.
خصوصية وسرية معلومات المتبرعين
- لن يتم استخدام أي معلومات يتم تقديمها من قبل المتبرع ولن يتم مشاركتها لأي سبب ما لم يتم الحصول على إذن من الجهة المتبرعة لمشاركة هذه المعلومات.
- يجب احترام جميع طلبات عدم الكشف عن هوية المتبرعين .
- ان جميع المتبرعين يتم وضعهم في قائمة بريدية ومراسلتهم بشكل دوري ولهم خيار الانسحاب من القائمة متى ما ارادوا وذلك من خلال طلب الإزالة الدائمة من القائمة البريدية.
- احترام رغبة المتبرعين الذين يزودون المنظمة برقم هواتفهم عدم الاتصال بهم لأغراض جمع الأموال للحملات الحالية عبر الهاتف.
- في حال وجود اي استفسارات او تساؤلات لدى المتبرعين يرجى التواصل مع مسؤول جمع التبرعات على الايميل الرسمي للمنظمة الخاص بالتبرعات [email protected]
- يمكن للمتبرع في بعض الاحيان والحالات سحب تبرعه اما بشكل نهائي او تغيير هدف التبرع من حملة الى حملة اخرى وذلك من خلال :
- في حال كان التبرع من خلال احدى حسابات البنوك الالكترونية الخاصة بالمنظمة :
- يستطيع المتبرع سحب تبرعه بشكل نهائي بعد اقتطاع عمولة البنك الالكتروني الكترونيا دون العودة للمنظمة.
- يستطيع المتبرع تغيير وجهة تبرعه من حملة الى اخرى بسحب تبرعه من الحملة الاولى بعد اقتطاع عمولة البنك الالكتروني والتبرع للحملة الاخرى
- يمكن التواصل مع مسؤول جمع التبرعات لتغيير وجهة التبرع من حملة الى اخرى عبر الايميل الرسمي [email protected] واعلام القسم المالي بذلك التغيير وذلك خلال 48 ساعة من التبرع.
- في حال كان التبرع عن طريق احدى حسابات البنوك الخاصة بالمنظمة :
- لايستطيع المتبرع سحب تبرعه بشكل نهائي ولايستطيع تغيير وجهة تبرعه من حملة الى اخرى.
- لايستطيع مسؤول جمع التبرعات تغيير وجهة التبرع من حملة الى اخرى حتى ولو تم التواصل معه.
